Hồ sơ đất đai bị trả lại: Cần xác định đúng cơ quan trả hồ sơ

Khi thực hiện thủ tục cấp Giấy chứng nhận, đăng ký biến động hoặc các thủ tục khác về đất đai, không ít trường hợp nhận được thông báo hồ sơ bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung. Điều này khiến nhiều người cho rằng cơ quan nhà nước gây khó khăn hoặc từ chối giải quyết hồ sơ. Tuy nhiên, muốn đánh giá việc trả hồ sơ có đúng quy định hay không, trước hết cần xác định cơ quan nào trả hồ sơ và hồ sơ đang ở giai đoạn nào.

Hồ sơ có thể bị trả ngay từ khâu tiếp nhận

Đối với hầu hết thủ tục đất đai, hồ sơ được nộp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Ở giai đoạn này, cơ quan tiếp nhận không giải quyết nội dung hồ sơ mà chỉ kiểm tra thành phần hồ sơ theo quy định của từng thủ tục hành chính. Nếu hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đúng mẫu, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung trước khi tiếp nhận.

Ngược lại, nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan tiếp nhận phải lập Phiếu tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến cơ quan chuyên môn để giải quyết theo quy trình.

Nói cách khác, việc trả hồ sơ ở giai đoạn này chủ yếu liên quan đến hình thức và thành phần hồ sơ, chưa phải là kết luận người sử dụng đất có đủ điều kiện hay không.

Cơ quan chuyên môn trả hồ sơ trong trường hợp nào?

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cơ quan chuyên môn sẽ tiến hành giải quyết theo quy định của pháp luật.

Quá trình giải quyết có thể bao gồm việc kiểm tra nguồn gốc sử dụng đất, đối chiếu hồ sơ địa chính, xác minh hiện trạng, điều kiện thực hiện quyền của người sử dụng đất và nghĩa vụ tài chính.

Nếu phát hiện hồ sơ chưa đủ căn cứ để giải quyết, cơ quan chuyên môn có thể:

• Yêu cầu bổ sung tài liệu;
• Thực hiện xác minh;
• Hoặc ban hành văn bản trả lời nếu xác định không đủ điều kiện giải quyết theo quy định của pháp luật.
• Khác với giai đoạn tiếp nhận, việc trả hồ sơ ở giai đoạn này là kết quả của quá trình giải quyết, không đơn thuần là kiểm tra giấy tờ.

Đã có Phiếu tiếp nhận thì có chắc chắn được giải quyết?

Câu trả lời là không.

Phiếu tiếp nhận chỉ xác nhận cơ quan đã nhận hồ sơ hợp lệ về mặt thành phần hồ sơ. Trong quá trình giải quyết, nếu phát hiện hồ sơ không đáp ứng điều kiện theo quy định hoặc cần xác minh thêm, cơ quan chuyên môn vẫn có thể yêu cầu bổ sung hoặc trả lời không đủ điều kiện giải quyết theo đúng trình tự pháp luật.

Vì vậy, người dân không nên hiểu rằng đã có Phiếu tiếp nhận đồng nghĩa với việc chắc chắn sẽ được cấp Giấy chứng nhận.

Người dân nên làm gì khi hồ sơ bị trả lại?

Khi nhận được thông báo trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung, trước tiên cần xác định:

• Hồ sơ bị trả khi tiếp nhận hay khi giải quyết ;
• Cơ quan nào ban hành thông báo ;
• Lý do trả hồ sơ có được nêu rõ hay không ;
• Căn cứ pháp lý đưa ra là gì.

Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, người dân nên đối chiếu với quy định của thủ tục hành chính để hoàn thiện đúng nội dung. Trường hợp cơ quan chuyên môn kết luận không đủ điều kiện giải quyết, người dân có quyền yêu cầu giải thích rõ căn cứ pháp lý và thực hiện quyền khiếu nại hoặc khởi kiện nếu cho rằng quyền, lợi ích hợp pháp của mình bị ảnh hưởng.

Kết luận

Không phải mọi trường hợp hồ sơ đất đai bị trả lại đều là từ chối giải quyết thủ tục hành chính. Việc xác định đúng cơ quan trả hồ sơ và giai đoạn xử lý sẽ giúp người dân hiểu rõ nguyên nhân, chuẩn bị hồ sơ phù hợp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của mình khi thực hiện các thủ tục về đất đai.

Bài viết mang tính chất tham khảo, không thay thế cho ý kiến tư vấn pháp lý chính thức. Vui lòng liên hệ trực tiếp với công ty luật để được tư vấn cho trường hợp cụ thể của bạn.